Publicado na LEC – Legal Ethics and Compliance, em 20/09/2017
As recentes mudanças na legislação brasileira trouxeram sanções significativamente mais severas para pessoas jurídicas e físicas que incorram em práticas de corrupção, lavagem de dinheiro e outras infrações, ainda que tais ilegalidades tenham sido cometidas por terceiros colaboradores da empresa, como distribuidores, clientes e fornecedores. Além disso, considerando a atual abrangência global das relações comerciais, as empresas, como consequência, contam com mais tipos de parceiros comerciais para a execução de diversas atividades de sua rotina, aumentando exponencialmente o risco da ocorrência de ilicitudes.
Por esta razão, torna-se imprescindível a adoção de um mecanismo de Compliance que ajude a mitigar eventuais riscos legais, financeiros e à reputação da empresa, de forma a possibilitar que as relações comerciais da instituição com seus clientes, fornecedores e distribuidores sejam pautadas pela ética.
É neste contexto em que se desenvolve o Know Your Business Partner (conheça seu parceiro de negócios), uma importante ferramenta de Compliance capaz de prevenir, controlar e remediar eventuais condutas ilícitas ou irregularidades que representem algum grau de risco para os negócios da empresa, com a adoção de protocolos, procedimentos e verificações, que visam obter informações detalhadas sobre a situação legal e financeira daqueles que se relacionam com a empresa.
Para contemplar as diferentes dinâmicas existentes no trato com uma diversidade de parceiros, o Know Your Business Partner pode dividido em três políticas diferentes que, de certa forma, se complementam: o Know Your Client (cliente), Know Your Supplier (fornecedor) e Know Your Distributor (distribuidor), devendo a empresa e seu departamento de Compliance apurar quais os riscos específicos que cada parceiro pode trazer e as formas de mitigá-los.
Já em relação aos aspectos práticos deste mecanismo e a forma de sua implementação e manutenção, é importante destacar que as políticas do Know Your Business Partner necessitam, em primeiro lugar, de uma definição quanto aos documentos que a empresa exigirá de seus parceiros, bem como a forma que a mesma vai escolher para realizar a análise e avaliação, através de, por exemplo, a atribuição de uma “pontuação” para cada documento exibido, levando em conta a situação da empresa e qualidade da informação prestada.
A partir destas definições é possível classificar o cliente, fornecedor ou distribuidor, de acordo com suas condições e situações, por exemplo, em algum de três “semáforos”, ou “flags” existentes: verde, amarelo e vermelho.
Esta diligência da empresa em buscar informações sobre aqueles com quem ela se relaciona em seus negócios pode ser vital para evitar problemas trazidos por estes terceiros, e que seriam de difícil controle ou mesmo de difícil visibilidade, mesmo para empresas grandes com políticas robustas. Um exemplo de informação que pode definir a “flag” de um cliente, fornecedor ou distribuidor é a presença da empresa no Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas (CEIS), mantido pela Controladoria-Geral da União, com a intenção de registrar empresas e pessoas físicas que sofreram restrição ao direito de participar em licitações.
Apesar da aplicação dessas políticas ser eficaz para a identificação e classificação dos parceiros que oferecem riscos, o dinamismo das atuais relações empresariais e comerciais e o grande volume de contratações anuais, tornam indispensável a atualização periódica das informações e documentos solicitados pela empresa.
Desta forma, o Know Your Business Partner se destaca como um diferencial competitivo das empresas no mercado, que ao demonstrar seu compromisso com a ética e o cumprimento das normas, aumenta expressivamente a confiança de seus stakeholders e minora na mesma proporção os riscos de sofrer as sanções da legislação.
